Vijf tips om verbinding te houden met je team op afstand
Nu de Coronacrisis ertoe leidt dat we veel thuis moeten werken, kan het lastig zijn om verbinding te houden met je team . Gelukkig kun je via de telefoon, de mail of per app elkaar prima op de hoogte houden van zaken die spelen of taken die gedaan moeten worden.
Maar hoe houd je nu de echte verbinding? Hoe zorg je ervoor dat op afstand de banden aangehaald kunnen worden?
- Stel een vraag die aanzet tot een niet standaard antwoord
Online en via de telefoon praten we wat af. Als je iemand aan de lijn hebt, die je een tijd niet hebt gezien of gesproken, stel je vaak de standaard vraag “hoe gaat het met je”. De meeste mensen zullen dan een keurig en gepast antwoord geven: ‘goed’, ‘het gaat wel’, of ‘prima hoor naar omstandigheden”. Net als mensen doen wanneer ze in het restaurant wordt gevraagd of het eten lekker heeft gesmaakt.
Vraag in plaats daarvan eens ‘wat houdt jou op dit moment het meeste bezig? En vraag dat zowel zakelijk als privé.
- Met z´n allen aan de “video call”? Let erop dat iedereen zijn zegje doet
Net als in real life vergaderingen zijn er altijd mensen die makkelijk (en veel) aan het woord komen. Meestal behoren de spontane en makkelijke praters tot de extraverte types. Maar er is ook een clubje mensen dat stilletjes toeluistert en tijd nodig heeft om na te denken voordat ze iets zeggen. Deze stillere collega’s behoren meestal tot de introverte types.
Als je een video-call doet met je team, let er dan op dat iedereen aan het woord komt. Elke input is zinvol. Als host van een video-call kun je het geluid van elke deelnemer uitzetten. Op die manier kun je iedereen om de beurt aan het woord laten. Geef na het stellen van een vraag ook wat bedenktijd. Introverte types hebben dat nodig om weloverwogen en antwoord te kunnen geven.
- Cool down en warm up voor en na de meeting
Wist je dat de tijd voor en na een vergadering vaak als prettiger wordt ervaren dan de vergadering zelf? De meeste mensen zien vergaderingen als een noodzakelijk kwaad, iets wat nu eenmaal moet gebeuren.
In de tijd voor en na de vergadering echter, is er volop gelegenheid om lekker bij te praten met elkaar. En na de vergadering wordt er graag nog even doorgepraat over verschillende onderwerpen. Mensen vinden het fijn om nog even te sparren of te toetsen hoe andere collega’s over bepaalde zaken denken. Zeker voor de introverte mensen is dat een waardevolle manier om hun mening te vormen over iets.
Nu er volop online vergaderd wordt en we in een uitdagende tijd leven, plan dan ook wat extra tijd in na een online vergadering. Praat nog even na. En verlaat zelf op een gegeven moment de meeting, terwijl je medewerkers ook nog even onder elkaar kunnen napraten .
- Stuur een videoboodschap die echt binnenkomt.
Een videoboodschap sturen naar je medewerkers kan een idee zijn als je in een grote organisatie werkt en je niet met iedereen persoonlijk contact kunt onderhouden. Het lastige van zo’n filmpje is dat er niet echt contact gemaakt kan worden, er is geen interactie. Daardoor loop je het risico dat je filmpje als een saaie monoloog kan worden ervaren. De luisteraars voelen nauwelijks echte verbinding met de spreker en haken af.
Wil jij een filmpje maken dat er toe doet? Verwerk dan een flinke dosis “persoonlijke touch” in je filmpje. Vertel hoe het met jou gaat, wat je lastig vind. Misschien maak je je zorgen om je vader of moeder. Misschien kom je erachter dat je bepaalde zaken vreselijk mist. Laat zien waar jij werkt op dit moment, of je een huisdier hebt etc. Als mensen zich herkennen in (delen van) jouw persoonlijke verhaal, dan voelen ze verbinding. Ze zien jouw menselijke kant en in jouw dagelijkse beslommeringen herkennen ze hun eigen zorgen. Dat zorgt voor de bindende component. Jij bent ook gewoon een mens van vlees en bloed met angsten, hoop, vrees, boosheid en blijdschap.
- Drink een virtueel bakje met elkaar. Koffie’praat’ blijkt van enorme waarde.
Uit onderzoek is gebleken dat het kletspraatje bij het koffiezetapparaat van enorme waarde is als het gaat om het kweken van een gevoel van saamhorigheid en het bouwen van vertrouwen. Juist die informele gesprekjes vallen nu weg. Kies ad random medewerkers uit met wie je visueel een kopje koffie drinkt. Een kwartiertje met niet meer dan 2, hoogstens 3 mensen. En heb het eens lekker over informele zaken. De buurman die te vroeg zijn heg stond te snoeien, de deur van de voorraadkast die klemt of dat je vergeten was het alarm uit te zetten op de zaak. Kletspraatjes zijn van enorm belang in de sociale binding, je leert mensen er sneller en beter door kennen.
Afspraak maken
Een goede chemie op de werkvloer is de beste katalysator voor je bedrijf. Hoe vind jij de formule voor een goede chemie?
Maak een vrijblijvend afspraak en dan gaan we samen de knelpunten aanpakken.